Datenschutzerklärung

Deine Privatsphäre ist uns wichtig.

Bei Hostifix („Wir“, „Uns“ oder „Unser“) ist es Unser vorrangiges Ziel, sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten rechtmäßig, fair und transparent und in voller Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Wir personenbezogene Daten erheben, verwenden und anderweitig verarbeiten, wenn Personen mit Uns interagieren — beispielsweise durch den Besuch von https://hostifix.app, das Anlegen eines Kundenkontos, die Nutzung der Hostifix-Plattform und/oder sonstiger von Uns bereitgestellter Dienste („du“, „dein“). Sie erläutert auch die Rechte nach dem geltenden Datenschutzrecht und wie diese ausgeübt werden können.

Bevor du diese Website nutzt, auf Inhalte zugreifst oder Uns über ihre Kanäle kontaktierst, solltest du diese Datenschutzerklärung sorgfältig lesen und verstehen. Ebenso musst du, wenn du ein Kundenkonto anlegst, die Hostifix-Plattform nutzt oder Unsere Dienste in Anspruch nimmst, diese Datenschutzerklärung zusammen mit Unseren Nutzungsbedingungen akzeptieren.

Bei Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten kannst du Uns jederzeit unter privacy@hostifix.app kontaktieren.

Inhalt

Definitionen
Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?
Wer ist Verantwortlicher für deine personenbezogenen Daten?
Welche Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten Wir?
Warum erheben und verarbeiten Wir deine personenbezogenen Daten, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange?
An wen geben Wir deine personenbezogenen Daten weiter und unter welchen Umständen?
Welche Rechte hast du nach dem Datenschutzrecht?
Cookies
Gültigkeit und Änderungen

1. Definitionen

Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung haben die folgenden Begriffe die nachstehend festgelegte Bedeutung.

Nicht definierte Begriffe haben dieselbe Bedeutung wie in Unseren Nutzungsbedingungen.

Begriffe wie „Einwilligung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“ und „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ haben die Bedeutung gemäß der DSGVO.

Kunde(n) bezeichnet entweder (i) die natürliche Person, die ein Kundenkonto anlegt; oder (ii) die juristische Person oder das Unternehmen, in deren Namen eine Person ein Kundenkonto anlegt und verwaltet, um die Hostifix-Plattform und/oder die Dienste zu nutzen.

Kundenkonto bezeichnet das Konto, das der Kunde anlegt, um auf die Hostifix-Plattform zuzugreifen und/oder die Dienste zu nutzen.

Dienste des Kunden bezeichnet die vom Kunden über die Hostifix-Plattform und/oder die Dienste angebotenen Leistungen, einschließlich Vermietung, Buchungsverwaltung und verwandter, vom Kunden unabhängig betriebener Tätigkeiten.

Gast/Gäste bezeichnet die natürliche Person, die die Dienste des Kunden nutzt (z. B. die Person, die eine Buchung vornimmt oder den Check-in abschließt).

Hostifix-Plattform bezeichnet die von Uns betriebene Softwareumgebung einschließlich der webbasierten Oberfläche und zugehöriger Anwendungen, Systeme, Tools oder Funktionen.

Partner bezeichnet Dritte, mit denen Wir kommerzielle oder technische Kooperationen eingegangen sind.

Dienst(e) bezeichnet alle von Uns für Kunden erbrachten Leistungen, einschließlich Reservierungs- und Kalenderverwaltung, Gästekommunikation und KI-gestützter E-Mail-Funktionen, digitalem Check-in, Gästewebsites, Dokumentenerstellung und verwandter Tools.

Benutzer bezeichnet eine vom Kunden benannte Person oder Stelle, die mit der Verwaltung einer oder mehrerer Unterkünfte betraut ist.

Besucher bezeichnet jede natürliche Person, die die Website und/oder einen darüber bereitgestellten Dienst besucht oder nutzt, ohne sich als Kunde oder Benutzer registriert zu haben.

Website bezeichnet die von Uns betriebene Website unter https://hostifix.app.

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für Besucher, Kunden und Benutzer. Sie gilt nicht für Gäste und/oder Personen, die Websites Unserer Kunden besuchen oder nutzen — außer soweit Wir Gästedaten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden verarbeiten. In solchen Fällen ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Kunden als unabhängige Verantwortliche unterliegt der eigenen Datenschutzerklärung des Kunden.

Wenn du über Links, Integrationen oder Funktionen auf Unserer Website oder der Hostifix-Plattform auf Websites, Produkte, Dienste, Anwendungen oder Plattformen Dritter — einschließlich Unserer Partner — zugreifst, können deren Datenverarbeitungspraktiken ganz oder teilweise außerhalb des Anwendungsbereichs dieser Datenschutzerklärung liegen. Wir empfehlen, die jeweils geltenden Datenschutzrichtlinien sorgfältig zu prüfen, bevor du personenbezogene Daten übermittelst.

3. Wer ist Verantwortlicher für deine personenbezogenen Daten?

Verantwortlicher für Kontodaten und Besucherdaten der Website ist:

Hostifix
Betreiber von https://hostifix.app
E-Mail: privacy@hostifix.app

Für Dienstdaten, die im Auftrag von Kunden verarbeitet werden (z. B. Check-in-Daten von Gästen, Gästedetails zu Reservierungen und Gästekommunikation im Kundenkonto), ist der Kunde Verantwortlicher und Hostifix handelt als Auftragsverarbeiter.

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten Wir?

Die Kategorien personenbezogener Daten, die Wir erheben und verarbeiten, hängen von den von dir genutzten Funktionen, dem Zweck der Interaktion und den Kanälen ab, über die du mit Uns in Kontakt trittst.

Personenbezogene Daten können direkt von dir stammen, automatisch bei der Interaktion mit der Website oder der Hostifix-Plattform entstehen oder von Dritten stammen, mit denen Wir zusammenarbeiten.

4.1. Von dir bereitgestellte personenbezogene Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die du Uns freiwillig bereitstellst — beispielsweise wenn du ein Kundenkonto anlegst oder verwaltest, Unterkünfte einrichtest, Formulare ausfüllst, ein E-Mail-Postfach verbindest oder den Support kontaktierst.

In solchen Fällen können die Kategorien unter anderem umfassen:

Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer);
Abrechnungs- und Geschäftsdaten;
unterkunftsbezogene Informationen (z. B. Adresse und Ausstattung);
Kontoeinstellungen;
Inhalt von Support-Kommunikation;
sowie sonstige von dir freiwillig geteilte Inhalte, die personenbezogene Daten enthalten.

Wenn du mit Uns kommunizierst — per Support-Ticket, E-Mail, Telefon, Chat oder soziale Medien — können Wir sowohl den Inhalt deiner Kommunikation als auch zugehörige Metadaten verarbeiten, einschließlich Zeitstempel, Kommunikationskanäle und technischer Kennungen.

4.2. Personenbezogene Daten, die du Uns über andere Personen mitteilst

Du kannst gelegentlich personenbezogene Daten anderer Personen übermitteln — beispielsweise wenn du ein Kundenkonto im Namen einer juristischen Person einrichtest, Benutzer einlädst oder Gästedetails für Reservierungen und Check-in eingibst.

Wenn du Uns personenbezogene Daten anderer mitteilst, bist du dafür verantwortlich, dass die betroffenen Personen über die Offenlegung ordnungsgemäß informiert wurden. Soweit erforderlich, musst du sicherstellen, dass eine gültige Einwilligung vorliegt oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage die Verarbeitung trägt.

4.3. Automatisch erhobene personenbezogene Daten

Wenn du die Website und/oder die Hostifix-Plattform nutzt, können Wir automatisch bestimmte Kategorien personenbezogener Daten erheben, wie den vollständigen URL-Clickstream zu, durch und von Unserer Website (einschließlich Datum und Uhrzeit), Seitenantwortzeiten, Downloadfehler, Verweildauer auf bestimmten Seiten, Interaktionsinformationen und Methoden zum Verlassen der Seite.

Ein Teil dieser Daten wird über Cookies oder ähnliche Technologien erhoben. Soweit solche Technologien nicht für den Betrieb der Website oder die Erbringung der Dienste unbedingt erforderlich sind, stützen Wir Uns auf deine vorherige Einwilligung.

4.4. Von Partnern und/oder sonstigen Dritten erhaltene personenbezogene Daten

Wir können personenbezogene Daten über Partner und/oder sonstige Dritte erhalten, mit denen Wir vertragliche Beziehungen unterhalten, wie Zahlungsdienstleister, E-Mail-Anbieter (z. B. Google oder Microsoft, wenn du ein Postfach verbindest), Analyseanbieter und Kommunikationsinfrastrukturpartner.

Bitte beachte, dass Hostifix keine vollständigen Zahlungskartendaten direkt erhebt oder speichert, soweit Zahlungen von externen Anbietern abgewickelt werden, die in Bezug auf Zahlungsdaten als unabhängige Verantwortliche handeln können.

5. Warum erheben und verarbeiten Wir deine personenbezogenen Daten, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange?

Registrierung und Identitätsverwaltung

Zweck. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten, um dein Kundenkonto, Benutzerkonto oder ein sonstiges auf Unserer Website registriertes Konto anzulegen, zu konfigurieren und zu führen. Bestimmte Datenkategorien sind für die Kontoerstellung verpflichtend; ohne diese Daten ist die Erstellung oder der Betrieb deines Kontos nicht möglich.

Rechtsgrundlage. Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer. Für die Dauer der Vertragsbeziehung, solange dein Konto aktiv ist. Nach Beendigung können Daten so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; danach werden sie sicher gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert.

Vertragserfüllung und Servicebereitstellung

Zweck. Wenn du Kunde bist, verarbeiten Wir deine personenbezogenen Daten, um Zugang zur Hostifix-Plattform zu gewähren und die ordnungsgemäße Erbringung, den Betrieb und die Wartung der Dienste sicherzustellen, einschließlich Zahlungsabwicklung, Rechnungstellung, Reservierungsabläufen, Check-in-Funktionen, Gästewebsites, Dokumentenfunktionen sowie Maßnahmen zur Verhinderung von Betrug oder Missbrauch. Wenn du Benutzer bist, verarbeiten Wir deine personenbezogenen Daten, um vom Kunden zugewiesene Berechtigungen zu ermöglichen und den Zugang entsprechend deiner Rolle zu gestatten.

Rechtsgrundlage. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer. Für die Dauer der Vertragsbeziehung und danach, soweit für rechtliche Pflichten oder Rechtsansprüche erforderlich.

Bearbeitung von Anfragen

Zweck. Wenn du Uns kontaktierst, verarbeiten Wir deine personenbezogenen Daten, um deine Anfrage zu prüfen, zu bearbeiten und zu beantworten. Dies kann KI-gestützte Tools zur Unterstützung von Support oder Onboarding umfassen.

Rechtsgrundlage. Erfüllung eines Vertrags, wenn die Anfrage einen bestehenden Vertrag betrifft; andernfalls Unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Erfüllung rechtlicher Pflichten, wenn du Datenschutzrechte ausübst (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer. Für die zur Bearbeitung der Anfrage unbedingt erforderliche Zeit und danach, soweit für rechtliche Pflichten oder Rechtsansprüche erforderlich.

Analyse und Serviceverbesserung

Zweck. Wir verarbeiten bestimmte technische und verhaltensbezogene Daten aus deiner Interaktion mit der Hostifix-Plattform und/oder Unserer Website, um zu verstehen, wie die Dienste genutzt werden, Verbesserungspotenziale zu erkennen und eine optimale Funktionalität sicherzustellen. Wir können dich auch einladen, über freiwillige Umfragen Feedback zu geben.

Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung von Effizienz, Nutzbarkeit und Sicherheit von Website, Plattform und Diensten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien verwendet werden, stützen Wir Uns auf Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Speicherdauer. Für die zur Analyse und Umsetzung von Verbesserungen unbedingt erforderliche Zeit, vorzugsweise in pseudonymisierter oder aggregierter Form.

Sicherheit

Zweck. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Unserer Systeme, Infrastruktur und Dienste zu wahren und dein Konto vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch oder sonstigen Sicherheitsbedrohungen zu schützen. Maßnahmen können Login- und Aktivitätsüberwachung, Anomalieerkennung und sonstige Betrugspräventionswerkzeuge umfassen.

Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse am Schutz von Plattform, Website und zugehörigen Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie gegebenenfalls rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer. Für die zur Sicherheit unbedingt erforderliche Zeit und danach, soweit für rechtliche Pflichten oder Rechtsansprüche erforderlich.

Marketingkommunikation

Zweck. Wir können deine personenbezogenen Daten verarbeiten, um dir Marketingkommunikation per E-Mail oder anderen elektronischen Mitteln über Unsere Dienste, Produktupdates, neue Funktionen und Aktionen zu senden.

Rechtsgrundlage. Deine Einwilligung, soweit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder Unser berechtigtes Interesse an B2B-Marketing gegenüber Fachleuten im Beherbergungssektor, soweit gesetzlich zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen oder Widerspruch einlegen.

Speicherdauer. Bis zum Widerruf der Einwilligung oder zum Widerspruch bzw. bis du über einen längeren Zeitraum nicht mehr mit Uns interagierst, vorbehaltlich Sperrlisten zur Wahrung deiner Wahl.

KI-gestützte Funktionen

Zweck. Wenn du KI-gestützte Funktionen nutzt (z. B. Extraktion von Anfragedaten aus E-Mails oder Entwurfserstellung), können Wir relevante Inhalte und Metadaten verarbeiten, um diese Funktionen bereitzustellen und Zuverlässigkeit sowie Qualität zu verbessern.

Rechtsgrundlage. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gegebenenfalls Unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Servicequalität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer. Für die zur Bereitstellung der Funktion erforderliche Zeit und danach wie für Dienstdaten bzw. Kontodaten beschrieben.

6. An wen geben Wir deine personenbezogenen Daten weiter und unter welchen Umständen?

Wir können deine personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die Uns Dienste erbringen und als Auftragsverarbeiter handeln. Diese Dienstleister werden ausschließlich für Funktionen eingesetzt, die für den ordnungsgemäßen Betrieb, die Wartung und die kontinuierliche Verbesserung der Hostifix-Plattform und der Dienste erforderlich sind. Empfängerkategorien können umfassen:

technische und betriebliche Dienstleister (Hosting, Infrastruktur, E-Mail-Versand, Speicherung);
Zahlungsdienstleister;
E-Mail- und Identitätsanbieter, wenn du ein Postfach verbindest oder dich mit einem Drittanbieterkonto anmeldest;
Analyseanbieter, die Uns bei der Verbesserung von Nutzbarkeit und Leistung unterstützen;
KI-gestützte Dienstleister, die bestimmte Plattformfunktionen unterstützen;
Anbieter von Kommunikationsinfrastruktur.

In bestimmten Fällen können deine personenbezogenen Daten in Jurisdiktionen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen oder dort gespeichert werden. Bei solchen Übermittlungen stellen Wir sicher, dass angemessene Garantien gemäß der DSGVO bestehen, die Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (SCCs) umfassen können.

Darüber hinaus können Wir deine personenbezogenen Daten offenlegen, wenn dies zur Erfüllung geltender rechtlicher Pflichten erforderlich ist, einschließlich verwaltungs-, gerichts- oder aufsichtsrechtlicher Verfahren.

Wir können deine personenbezogenen Daten auch offenlegen, wenn dies vernünftigerweise erforderlich ist, um Unsere Rechte oder Unser Eigentum zu schützen, Unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen, vermuteten Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu verhindern oder zu untersuchen oder die Sicherheit und berechtigten Interessen von Kunden, Besuchern, Benutzern oder Dritten zu gewährleisten.

7. Welche Rechte hast du nach dem Datenschutzrecht?

Unabhängig vom konkreten Zweck oder der Rechtsgrundlage kannst du nach dem geltenden Datenschutzrecht folgende Rechte ausüben:

Auskunftsrecht. Du hast das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, und gegebenenfalls Zugang zu diesen Daten zu erhalten. Einen Teil dieser Informationen kannst du auch direkt in deinen Kontoeinstellungen einsehen.

Recht auf Berichtigung. Du kannst die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger dich betreffender personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung. Du kannst die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn du deine Einwilligung widerrufst (soweit anwendbar) oder wenn Wir sie nicht mehr rechtmäßig aufbewahren dürfen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Unter bestimmten Umständen kannst du die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit. Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und mittels automatisierter Verfahren erfolgt, kannst du verlangen, die von dir bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht. Soweit Wir Uns auf Unser berechtigtes Interesse stützen, hast du das Recht, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung. Soweit Wir Uns auf deine Einwilligung stützen, kannst du diese jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ausübung deiner Rechte. Du kannst die vorstehenden Rechte ausüben, indem du Uns unter privacy@hostifix.app kontaktierst.

Beschwerderecht. Du hast außerdem das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/). In anderen EWR-Staaten kannst du dich an deine örtliche Aufsichtsbehörde wenden.

8. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien, um den ordnungsgemäßen Betrieb Unserer Website sicherzustellen, dein Erlebnis zu verbessern und — soweit anwendbar — das Surfverhalten zu analysieren.

Du kannst deine Browsereinstellungen so konfigurieren, dass Cookies blockiert oder du darauf hingewiesen wirst. Bitte beachte, dass das Deaktivieren bestimmter Cookies die Funktionalität oder Verfügbarkeit bestimmter Website-Funktionen beeinträchtigen kann.

9. Gültigkeit und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert, ergänzt oder aktualisiert werden, um Änderungen Unserer Datenverarbeitungstätigkeiten, rechtlicher Pflichten oder technologischer Entwicklungen widerzuspiegeln.

Wesentliche Änderungen werden über dieselben Kanäle kommuniziert, über die diese Datenschutzerklärung bereitgestellt wird (z. B. durch Veröffentlichung auf der Website), oder — soweit angemessen — durch direkte Benachrichtigung.

Es gilt die zum Zeitpunkt des Zugriffs oder der Interaktion mit der Website, der Plattform oder den Diensten veröffentlichte Fassung der Datenschutzerklärung, bis sie durch eine ordnungsgemäß veröffentlichte neue Fassung ersetzt wird. Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig zu prüfen, um informiert zu bleiben, wie Wir deine personenbezogenen Daten schützen.